El cliente:
Empresa con presencia internacional y más de 500 empleados.
La Situación Inicial:
La empresa ya utilizaba la Firma Certificada Avanzada de AbSign by Evicertia para diversos procesos administrativos como firma de contratos con proveedores, con clientes y notificaciones fehacientes certificadas.
Por recomendación de sus asesores legales, no aplicaba aún la firma electrónica en sus recibos de nómina. Por tal motivo, la empresa hacía firmar todos sus recibos de nómina de manera manuscrita a sus más de 500 empleados cada 15 días, según requerimientos de su país.
Esto implicaba la necesidad de :
● una persona responsable de administrar el proceso manual de firma de recibos.
● costos del papel e impresiones y gestión de abastecimiento.
● gestión logística entre las distintas locaciones.
● personal administrativo en cada sede abocado a obtener todas las firmas de todos los empleados quincenalmente.
● más de 500 empleados acercándose a la oficina a firmar, esperando su turno.
● costos ocultos adicionales, como espacio de almacenamiento, copias de los documentos firmados para cada parte, tiempo de personal para catalogar, enviar, recibir, almacenar y recuperar los documentos.
● Impacto ecológico considerable en el traslado de personal generando huella de carbono, uso excesivo de papel con un promedio de 3500 folios utilizados cada 15 días; 84000 folios por año que implican unos 10 árboles talados por año solamente para este fin.
En definitiva, un proceso engorroso con costos diversos de tiempo, dinero, personal y espacio físico entre muchos otros costos ocultos, que no aportaba de manera constructiva al crecimiento del negocio ni eficacia al departamento de RRHH.
El Juicio Laboral perdido
Pese a tanto esfuerzo, hace poco tiempo la empresa perdió un juicio laboral, porque el empleado alegó que la firma en el recibo de nómina no era la suya.
Fue necesario convocar a un perito calígrafo para certificar el hecho, pero dado que el grafo en el recibo era una versión reducida y desprolija de la firma del empleado, que no coincidía con la firma original de la persona en su documento de identidad ni en el contrato laboral, el juez tomó como válido el alegato del empleado.
De este modo, la empresa perdió el juicio, encarecido y extendido tiempos por la necesidad de convocar a un perito, que tampoco pudo certificar la validez de la firma manuscrita.
La recomendación legal
Previo a esta situación, los asesores legales de la compañía recomendaban mantener el uso de la firma manuscrita por considerar que se trataba de la alternativa más habitual y reconocida por los tribunales locales. Desestimaron la firma electrónica aduciendo que no había experiencias suficientes en el país en materia de juicios laborales defendidos con firma electrónica certificada, y que la única alternativa digital válida era el uso firma por token.
La decisión del CEO
Tomando en consideración la situación y dado que la firma manuscrita sugerida por los abogados no había aportado en los hechos la seguridad legal pretendida, que liberara a la empresa de riesgos laborales innecesarios, el CEO decidió cambiar urgentemente el proceso de firma manuscrita por una firma electrónica.
Se analizó (a sugerencia de los asesores legales), el uso dela firma digital por token, pero fue desestimado por considerarse impracticable y muy costoso que los empleados tuvieran en su totalidad una firma propia debidamente gestionada y actualizada, dados los requisitos y trámites necesarios para su obtención.
Considerando la experiencia previa de la empresa con el servicio de AbSign by Evicertia de Firma Electrónica Certificada y su diferencial basado en las múltiples evidencias pre-construidas disponibles desde el momento cero del proceso de firma, más la seguridad provista por un seguro de hasta tres millones de euros incluído en su variante de Certificación Avanzada, se decidió que el uso de Firma Certificada de AbSign by Evicertia era la única alternativa que cubría los requisitos para resolver la situación.
Conclusión
Una vez implementada la Firma Electrónica Certificada de AbSign by Evicertia en el proceso de nóminas de la empresa, el resultado fue:
Ahorro considerable en costes. Resultó ser un proceso de menor coste aún que el de la firma manuscrita, considerando también todos los costes ocultos antes mencionados.
Inmediatez. El sistema envía automáticamente los recibos a firma, y en instantes quedan firmados y almacenados en forma segura.
Riesgos futuros minimizados: Ahorro de problemas y dolores de cabeza. Se ha simplificado el proceso, ya no hay gente ni comunicaciones constantes entre casa central y las administraciones en cada sede para coordinar el proceso, y no es más necesario “perseguir” a cada trabajador para que firme. Esto lo hace el sistema en forma automática y pre-configurada según necesidad.
Liberación de recursos operativos. Los más de 500 empleados no pierden más el tiempo en acercarse a una oficina para firmar su recibo. El empleado firma desde cualquier lugar, utilizando su teléfono móvil ni bien recibe la solicitud a través de SMS, mail o whastapp enviada por el sistema desde la sede central.
Máxima garantía legal y cumplimiento normativo: si bien es cierto que no ha tenido la empresa aún experiencia con la firma electrónica en un juicio laboral, tiene la tranquilidad de que ya tiene a su disposición todas las evidencias pre-construidas por el sistema que demuestran en forma fehaciente que se entregó y se firmó cada recibo de nómina invirtiendo la carga de la prueba (y no será necesario convocar a un perito durante el juicio). A todo lo anterior, se suma la larga trayectoria y experiencia del fabricante Evicertia como Prestador de Servicios de Confianza(PSC) con sus más de 13 años de historial sin juicios perdidos en ningún país y sus procesos certificados bajo la Normativa ISO 27001, eIDAS, etc.
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