Una herramienta digital poco conocida pero de un alto valor
Si tienes que comunicar a tus trabajadores algún cambio, o a tus proveedores o a tus clientes y quieres que quede constancia de que lo has hecho, esta comunicación debe ser hecha de manera fehaciente. Es la forma que tienes para demostrar que se la comunicación ha sido enviada y se ha sido recibida sin que el contenido haya sufrido ningún tipo de modificación o alteración. Pero... ¿qué se considera fehaciente?
Son Notificaciones fehacientes:
Una carta entregada en mano, en el caso que al recibirla el destinatario firma una copia para la persona que hace la notificación.
Un telegrama con acuse de recibo, no se pueden adjuntar documentos ni permite enviar textos de cierta extensión y debes acercarte hasta el correo para emitirlo.
Un burofax con acuse de recibo y certificación de texto. Garantiza y demuestra el envío, el contenido y recepción del escrito, pero con costes altos.
Un conducto notarial. El notario da fe del contenido de la comunicación y certifica su recepción. Permite adjuntar documentos, con coste elevado y procedimiento más que engorroso.
En todos estos sistemas "tradicionales" encontramos las desventajas de costes elevados, uso de mensajerías, impresiones, archivado y deterioro de los documentos firmados, tiempos que se estiran y procedimientos engorrosos.
Hemos dejado para el final el sistema más avanzado y actual que evita todo estos inconvenientes y con el que puedes enviar notificaciones de manera legal segura, eficiente y económica:
La NOTIFICACIÓN ELECTRÓNICA CERTIFICADA por un Proveedor de Servicios de Confianza como nosotros, que genera las validaciones legales de fecha y hora, contenido no editado, entrega, apertura, etc.
Se tiene constancia de que el destinatario ha recibido la notificación
Se tiene constancia del contenido que ha recibido y no ha sido modificado
Se tiene constancia de la fecha, hora y lugar en la que el destinatario ha recibido dicha notificación.
Se tiene constancia del medio por el que la comunicación ha sido enviada y recibida
No son notificaciones fehacientes
Enviar un whatsapp, un SMS o un email, directamente desde nuestro sistema de mails o móvil porque son documentos privados y se pueden manipular con facilidad.
Solo tienen valor de prueba si es un correo electrónico certificado por terceros de confianza como AbSign by Evicertia que, para ser fehaciente debe identificar al receptor del mensaje. No basta la mera confirmación de entrega al buzón o bandeja de entrada.
Una carta en mano, o enviada por correo (tenga o no acuse de recibo) no son comunicaciones fehacientes porque no se deja constancia del contenido de lo que se ha remitido o que haya sido modificado.
Cuándo debes recurrir a una notificación fehaciente
Reclamación de pago de factura o deudas. Enviando una notificación de que se adeuda una factura evitas que venza el plazo de prescripción que te impediría solicitar judicialmente el pago.
Notificaciones a los trabajadores: una comunicación de baja, despidos, notificaciones de horarios al personal, aviso de vencimiento de habilitaciones, requerimiento de devolución de material de la empresa, etc.
Avisos relativos a variaciones de contratos. Bajas de servicio, cambio de cláusulas, finalización de prestación de servicios o contrato mercantil, etc
Notificaciones propias del desarrollo de la actividad: resultados de análisis, confirmar una cita médica, confirmar entrega de mercadería con sello de tiempo y geolocalización, etc.
Notificación del incumplimiento de un contrato.
Notificación de irregularidades en mercancías recibidas
Notificación de denuncia de un contrato de alquiler.
La mayor ventaja del uso de la Notificación Electrónica Certificada es que, debido a su sencillez de uso y bajo coste, pueden certificarse procesos que hasta el momento se emitían sin ningún elemento probatorio legal que pudiera ser utilizado en un juicio, aumentando la seguridad de los procesos y disminuyendo riesgos.
Recordemos que las certificaciones deben ser generadas por un Prestador de Servicios de Confianza.
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